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Cómo usar Excel para hacer Business Central mucho más productivo

Francisco alegría14/02/2023
Cómo usar Excel para hacer Business Central mucho más productivo

A pocos se les habrá escapado la creciente importancia de Microsoft Teams, en paralelo a una, cada vez mayor, integración de las aplicaciones ofimáticas de Microsoft 365 (léase antiguo Microsoft Office) con las aplicaciones de negocio ERP y CRM Microsoft Dynamics, lo que hace más fácil trabajar desde cualquier lugar.

De hecho, si eres usuario de Microsoft Dynamics, Teams se conecta ya con las diferentes aplicaciones de tu ecosistema: Azure, la Power Platform, soluciones de ISVs como COSMO CONSULT, aplicaciones de terceros como Jira, Slack, o Google Workspace, así como las aplicaciones clásicas de Microsoft 365: PowerPoint, Outlook y, por supuesto, Excel.

Para los usuarios de Dynamics 365 Business Central, combinar el ERP con la integración con Teams y el add-in de Excel, cambia la forma de trabajar. Los usuarios pueden simplificar tareas y acelerar lo que de otra forma serían tareas tediosas y susceptibles de errores.

El Add-In (complemento o una extensión que se agrega a una aplicación principal para proporcionar funcionalidades adicionales) de Excel para Dynamics 365 Business Central y Teams elimina buena parte de los problemas asociados con las hojas de cálculo manuales con una profunda integración y sincronización de datos en todo el ecosistema digital. Los usuarios pueden editar datos de Business Central en Excel, utilizando fórmulas y accesos directos para ahorrar tiempo, a la vez que garantizan la exactitud de todos los registros conectados.

Imaginemos que un gerente de cuentas abandona la compañía y hemos incorporado a otra persona para sustituirle. Nos interesaría cambiar el ‘owner’ (propietario) de cada registro sin necesidad de entrar en las fichas de cliente una por una. Bastaría con ir a la pestaña “Editar en Excel” en el menú superior. Inmediatamente, se abre un archivo en Excel que ‘selecciona’ todos esos registros de cliente y me los sitúa en la hoja de cálculo. Podré filtrar por la columna con el código del Gerente de Cuentas para seleccionar los que me interesan. Allí podré cambiar fácilmente el ’owner’ haciendo un ‘buscar y reemplazar’ o simplemente copiando el código y pegándolo en todas las celdas correspondientes. Una vez hecho, me bastará con pulsar el botón “publicar” para volver a Business Central con todos los datos actualizados. Sencillo, ¿no?

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Qué implica la integración con Excel y Teams para los usuarios de Business Central

Las hojas de cálculo reciben muchas críticas porque pueden hacer perder el tiempo, crear trabajo extra y tirar por suelo al ideal teórico de un ecosistema de datos unificado y completo, basado en la nube.

Hay que decir que, en parte, se han ganado esta reputación. Las hojas de cálculo manuales representan una barrera para el intercambio de conocimientos, la toma de decisiones basada en datos y las transformaciones tecnológicas, en general. También abren la puerta a una larga lista de riesgos, desde datos erróneos hasta brechas de privacidad o incumplimiento de normas.

Aun así, eso no significa que las hojas de cálculo no sean útiles. Es solo que los procesos que dependen de las hojas de cálculo deben integrarse con el resto de la base de datos, de lo contrario, ¿qué sentido tienen?

Con la nueva integración entre Dynamics 365 y Microsoft Teams, que fueron anunciados en el pasado evento Ignite, Microsoft está haciendo mucho más fácil reunirse, charlar, llamar y colaborar desde dentro del espacio de trabajo de Dynamics 365. Por ejemplo, mientras exploras un registro de cliente, puedes ver conversaciones y personas relacionadas y, a continuación, iniciar o continuar un chat sin necesidad de cambiar a Teams. Del mismo modo, mientras trabajas en Teams, puedes acceder y compartir sin problemas procesos empresariales, registros e información de Dynamics 365, por lo que todo lo que necesitas para mantenerte concentrado y productivo está en el contexto de la tarea en cuestión.

Tanto si trabajas en ventas o marketing, servicios, finanzas, comercio o recursos humanos, cualquier rol que dependa del trabajo en equipo, las características de colaboración unificada de las aplicaciones y Teams de Dynamics 365 te ayudarán a realizar las actividades diarias de una forma que mantiene a todos conectados virtualmente de manera natural.

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Autor:
Francisco Alegría
LATAM Sales Manager