¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Miguel Ángel Navarro27/01/2021

La transformación digital está afectando a todos los sectores, y los cambios no solo afectan a cómo se relacionan las empresas con sus clientes, sino también a cómo fabrican productos o se comunican en la cadena de suministro. Todos los aspectos de las operaciones se ven afectados, incluida la gestión de proyectos. Veamos algunos de los cambios más relevantes en relación con ello.

Cambio en las comunicaciones

El trabajo de un equipo de proyecto exige que unos y otros hablen entre sí, pero en realidad las herramientas digitales no son mas que útiles para intercambio de información. Ha cambiado el modo de llamada / respuesta de los equipos, que ahora se produce de forma asíncrona.

Si las comunicaciones se solían llevar a cabo vía reuniones y emails, ahora las herramientas como Microsoft Teams han creado espacios virtuales en los que tienen lugar buena parte de las interacciones entre miembros de los proyectos.

Este cambio no solo acelera la velocidad de las comunicaciones, sino que va más a la raíz del asunto, yendo hacia un modelo asíncrono en el que los miembros de los equipos comprueban y actualizan tareas según su disponibilidad, en lugar de hacerlo en tiempo real marcado por el ritmo de una reunión. Las comunicaciones cara a cara y en tiempo real se siguen produciendo, pero la parte más importante se realiza en estos espacios virtuales.

Más coordinadores que directores

Los días de los proyectos con funciones separadas han llegado a su fin. También el papel de los directores de proyecto como guías de equipos. El motivo es que, dado que hay una mayor comunicación, además de las tendencias de gestión ágil de proyectos, el crecimiento de las metodologías digitales está llevando a una era de gestión de proyectos auto-organizados y autodirigidos.

Por ello, muchos DPs –Directores de Proyecto o Project Manager - se han convertido en facilitadores más que en directores tradicionales, haciendo funciones de coordinación simplemente para asegurar que se deciden las cosas en colaboración. De este modo, se reduce el tiempo consumido en dirección de proyectos, que puede dirigirse a otras funciones. Es decir, que los DPs tienen todavía un papel que jugar, pero es mucho más ligero y enfocado a tener una visión general que antes.

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El nuevo papel del Director de Proyecto

Como es lógico, el Director de Proyectos digital juega un papel muy importante al desarrollar proyectos digitales. Entre otras cosas, porque es una persona que lleva muchos “sombreros” diferentes al día.

No solo cubre el papel de director de Proyecto, sino también el de gestor de cuentas, analista digital y de negocio, director comercial, consultor SEO y especialista en calidad. Muchos de ellos tienen capacidad incluso para hablar de código HTML con los desarrolladores.

Entre sus tareas, se comunican con las partes interesadas, los clientes y los miembros del equipo del proyecto. Muchos gerentes de proyecto en el mundo digital se describen a sí mismos como “los que ordenan el caos”.

Las personas con este rol sirven como planificadores, estrategas, analistas, líderes, facilitadores y comunicadores. En un día normal, se espera de él que administre personas, presupuestos, herramientas y cronogramas, y vea una perspectiva general, sin perder de vista los detalles. Que esté estructurado para gestionar, pero sea flexible para mostrar empatía y comprensión con cada departamento.

Aunque conecta con todo el equipo, es el responsable de los resultados al final del día. Debido a la versatilidad del papel, los profesionales con este título provienen de entornos muy diferentes.

Mayor orientación a resultados

Las herramientas de gestión de proyectos han mejorado mucho desde que lo digital transformó la forma en que se hacen los negocios. El seguimiento de los entregables, el establecimiento de objetivos, la gestión del tiempo y la observación de las interacciones del equipo se ha convertido casi en un reto para los gerentes de proyectos de la era post-digital. Un gerente de proyecto puede incluso dedicarle solo dos horas al día; con un poco de automatización y hábitos eficientes, convierte su trabajo de gestión de proyectos a tiempo completo en poco menos que un trabajo a tiempo parcial.

Incluso para los gerentes de proyecto que no llegan a ese nivel de optimización, la transformación digital los está liberando para enfocarse más en el pensamiento general y la planificación estratégica, en lugar del trabajo de proceso básico que solía ser un sello distintivo de la gestión de proyectos.

Ahora, los DP pueden hacer más con menos, lo que significa más enfoque a los resultados y menos a los procesos de trabajo.

La analítica en primer plano

Otra forma en que la transformación digital está cambiado, no solo la gestión de proyectos sino todos los negocios, es el concepto de “Data driven” (Dirigido por datos) en que los números están tomando un papel más importante en la toma de decisiones. Por ello, la gestión de proyectos se está volviendo más analítica.

Casi todo lo que ahora hace un equipo se puede rastrear y cuantificar como resultado de flujos de trabajo totalmente digitales. Esto abre la puerta a nuevos y más datos que los gerentes de proyecto pueden usar para rastrear y cuantificar el trabajo que se realiza.

Al mismo tiempo, la inteligencia artificial y la inteligencia empresarial integradas en el software están facilitando que los directores de proyecto usen estos datos de formas nuevas y creativas. Los DPs siempre se han centrado en los indicadores clave de rendimiento, pero la transformación digital ha aumentado enormemente el alcance para apoyarse en datos numéricos para la gestión de proyectos.

Equipos remotos

Y un último aspecto, pero no menos importante, es que los equipos de proyecto se están volviendo mucho más descentralizados. La gran cantidad de plataformas de gestión de proyectos digitales, con funciones de videoconferencia y mensajería instantánea, así como las cambiantes expectativas de trabajo como resultado de los procesos digitales, ha significado un gran aumento en el trabajo remoto.

Si en el pasado los trabajadores remotos fueron considerados como algo fuera del circuito, el paso a los procesos digitales ha hecho que el teletrabajo sea una opción que solo está limitada por la política de la compañía; algunas compañías incluso trabajan completamente con equipos distribuidos.

Este es un cambio radical para los directores de proyecto, que ahora deben aprender a equilibrar las zonas horarias y trabajar en remoto tanto como han podido dejar de preocuparse por los aspectos básicos del proceso de gestión. El papel del gerente del proyecto se ha desplazado más hacia ser un paraguas y menos a entregables y tareas administrativas.

Para las empresas en Silicon Valley, nativas digitales, todo esto no es novedad. Pero las empresas que ahora se están transformando digitalmente están descubriendo que hay más cambios en lo digital que las relaciones con los clientes. Todos los procesos se ven afectados, incluida la gestión de proyectos.

 

Es aquí donde soluciones como Microsoft Teams juegan un papel muy importante. Microsoft Teams es una nueva plataforma creada por Microsoft que sustenta el trabajo en equipo en las empresas; este tipo de software, que proporciona salas de chat, videoconferencia, fuentes de noticias y grupos para las empresas, forma parte del paquete 365 de Microsoft.

El papel de Teams en la cultura de gestión de Proyectos

Desarrollar en las empresas una cultura de la interacción entre grupos de trabajo y de productividad es fundamental. ¿Por qué usar una herramienta de mensajería instantánea para hablar con familiares y amigos si lo que necesita tu equipo es una herramienta profesional?


Más allá de permitir comunicación instantánea uno a uno, o de una a varias personas, Microsoft Teams promueve la conexión y conversación sencilla para ayudar a la gente a crear conciencia en torno al trabajo compartido. Además, permite que los miembros de un equipo de trabajo vean, integren y accedan a los proyectos para que todos se mantengan informados.

Además, y a diferencia de otras herramientas de comunicación instantánea, Microsoft Teams ofrece integración, interacción y seguridad en las conversaciones y documentos empresariales que se trabajan en 365, además de búsquedas globales e integración con Intranets Share Point.

Todo Microsoft Teams está orientado a una estructura por equipos, que pueden personalizar su espacio de trabajo con pestañas, conectores y complementos de diversas compañías. No solo eso, sino que grupos internacionales como COSMO CONSULT, usan esta herramienta a varios niveles: de grupo, país, ubicación y equipo.

Como usuarios y especialistas en Microsoft Teams, le ofrecemos nuestros servicios alrededor de esta aplicación, de la que hay disponible una versión gratuita totalmente operativa como contribución al uso creciente del teletrabajo en estos días.

 

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Autor:
Miguel Ángel Navarro
Operations Manager Spain