¿Qué es Microsoft Power Automate? Conozca todo su Potencial

Alan Bermúdez07/04/2021

Microsoft Power Automate, conocido previamente como Microsoft Flow, cuenta con una gran cantidad de ventajas para las empresas. Nos va a permitir desde agilizar las tareas diarias hasta mejorar la productividad de la fuerza laboral o compartir información y colaborar fácilmente con el resto de la empresa.

Power Automate es un servicio en la Nube que permite a los usuarios hacer prácticamente cualquier cosa. Porque ¿Qué hacer cuando la empresa tiene una amalgama de aplicaciones en la que se mezclan aplicaciones anticuadas en modo local y servicios en la nube que no se comunican entre sí? Es muy probable que, por ello, los empleados están realizando tareas que consumen mucho tiempo al no poder automatizarlas. La respuesta, en ese caso, es hacerlo con Power Automate, una parte de Microsoft Power Platform

Podemos definirlo como un servicio que ayuda a crear flujos de trabajo automáticos entre aplicaciones y servicios para, por ejemplo, sincronizar archivos, obtener notificaciones, recopilar datos, etc. Además, es una gran herramienta para mejorar la productividad empresarial, automatizando procesos para toda la compañía. Por ejemplo, Power Automate permitiría construir un flujo que captura un lead de una fuente cualquiera y propaga sus datos a Microsoft Dynamics 365. Otro ejemplo podría ser capturar Tweets concretos de Twitter y retuitear tweets preconfigurados. La lista de flujos posibles es infinita, gracias en buena parte a la amplia disponibilidad de conectores listos para usar.

Para qué sirve Power Automate

Integración sencilla y comunicación con otras aplicaciones

Power Automate permite integrar fácilmente aplicaciones y servicios a través de conectores. Un conector enlaza dos aplicaciones entre sí, permitiendo mover y compartir datos de una aplicación a otra.

Dotar de inteligencia a los flujos de trabajo

Gracias a esta herramienta podemos automatizar tediosas tareas manuales con capacidades de inteligencia artificial pre construidas. De esta forma los empleados pueden dedicarse a lo que importa, tareas más interesantes y de mayor valor.

Eficiencia mejorada

La herramienta permite incorporar flujos de trabajo eficientes de todo tipo, desde tareas sencillas a procesos a gran escala. Como alternativa al trabajo manual, la ganancia en eficiencia es evidente para ahorrar tiempo y trabajar eficazmente.

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Cuál es la utilidad de Power Automate

Nada mejor que algunos ejemplos para ilustrar la utilidad de Power Automate, una herramienta que permite:

  • Recibir alertas inmediatas de notificaciones o emails importantes
  • Obtener notificaciones en el dispositivo móvil
  • Hacer el seguimiento y ponerse al día de nuevos clientes potenciales
  • Duplicar todas las conexiones de email en la cuenta de OneDrive Business
  • Guardar documentos adjuntos de emails en OneDrive o SharePoint
  • Reunir información de la empresa y compartirla con el grupo
  • Interactuar con las redes sociales. Por ejemplo, tuitear o publicar en Facebook automáticamente una publicación de blog
  • Automatizar los procesos de aprobación

Ventajas de Power Automate

Power Automate trae grandes ventajas a las empresas, al permitir, por ejemplo:

  • Crear procesos automáticos en una única plataforma a través de aplicaciones y servicios que carecen de APIs
  • Personalizar, construir y gestionar scripts de flujos de interfaz (UI flows) en un entorno en la nube seguro
  • Aprovechar la experiencia de bajo código con la grabación y reproducción paso a paso de flujos de trabajo
  • Integrar sin fisuras la automatización de UI con la automatización basada en APIs, combinando los flujos de interfaz con los flujos normales

Escalar y automatizar procesos de negocio no es una tarea fácil. Power Automate es esencialmente el resultado del gran esfuerzo de Microsoft para ofrecer automatización basada en APIs y en UIs en una única herramienta. Los flujos UI están en este momento en prueba, aunque se puede acceder para testearlos en las páginas de Microsoft Power Automate.

Conectores y plantillas para Power Automate

Una buena forma de empezar a usar Power Automate es utilizar una plantilla prediseñada para la función que le vamos a dar. Una vez tengamos una plantilla que se acerque a lo que necesitamos, podemos editarla añadiendo o quitando desencadenadores y acciones para crear nuestros propios flujos.

La plataforma ofrece miles de plantillas y conectores listos para usar. Si estamos en un entorno de tecnologías Microsoft, tenemos conectores para Dynamics 365, Power BI, Microsoft Teams, Project, Excel, OneDrive y cientos de conectores más. La lista de conectores sigue creciendo, en febrero 2021 se han publicado 11 más, y así mes tras mes. En paralelo se han actualizado funciones como las aprobaciones en Microsoft Teams. Los Partners especializados como COSMO CONSULT pueden crear y publicar (después de ser testeados y certificados por Microsoft) nuevos conectores y plantillas, con lo que se asegura de que el número existente no deje de crecer, cubriendo todas las necesidades de los usuarios imaginables.

¿Qué es Microsoft Power Automate RPA?

En 2020, Microsoft Power Automate dono sus inversiones en el espacio de automatización de procesos robóticos (RPA), que ya había sido presentado en Microsoft Ignite en 2019. Ahora, la automatización de escritorio está disponible para usuarios de Windows 10, que ya pueden aprovechar el RPA de bajo código descargando Power Automate Desktop a partir del 2 de marzo. Además, se han incorporado los Power Virtual Agents, otra herramienta de bajo código para crear -con el mínimo código- Bots de servicio al cliente inteligentes. También ha integrado la Power Platform más estrechamente con Microsoft Teams e incluso presentado nuevos modelos pre construidos para a AI Builder.

Power Virtual Agents ha sido construido sobre las herramientas de AI de Azure, y promete hacer tan fácil la creación de un chatbot como escribir un documento Word. Con ella, cualquier empleado puede construir un bot que lleve a un nuevo empleado, por ejemplo, a través de todo el proceso de incorporación.

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Con ello reconocen la capacidad de Power Automate para facilitar a cualquiera, desde usuarios finales a técnicos expertos, la automatización de tareas repetitivas. Ofrece capacidades RPA tanto asistidas como no asistidas, además de integración nativa con los servicios Cloud de Microsoft, APIs que conectan con un gran número de Apps y servicios, y un gran conjunto de capacidades de Inteligencia Artificial.

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Autor:
Alan Bermúdez
Dynamics 365 FO & PowerPlatform Developer