Ventajas de Integrar Business Central con Microsoft 365

Francisco Bedolla26/01/2021

Gracias a la integración entre el ERP/CRM Business Central (el antiguo Dynamics 365 NAV / Navision) y la interfaz de usuario del popular Microsoft 365, todos en la empresa disponen de un entorno de trabajo en la nube flexible, seguro y con el que están familiarizados desde el primer momento.

No hay duda de que la integración nativa del ERP en la nube Microsoft Dynamics 365 Business Central con las herramientas de productividad de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook…) suponen una gran ventaja competitiva del ERP de Microsoft respecto a otras soluciones similares del mercado.

Con el lanzamiento en octubre de 2018 de Dynamics 365 Business Central, la oferta de soluciones de gestión empresarial se amplió con una nueva y poderosa herramienta. Dynamics 365 Business Central combina aplicaciones ERP, CRM, Inteligencia de Negocio e Inteligencia Artificial para formar un conjunto de herramientas completo y de última generación. Al abarcar todo el espectro de procesos empresariales, incluidos marketing, ventas, servicio, operaciones y finanzas, permite a los usuarios integrar los procesos más rápido, facilita la toma de decisiones y permite la conexión con los clientes en tiempo real.

Con su línea completa de aplicaciones y varias opciones de implementación distintas (en la nube, hosted, in situ, híbrida…), Business Central está diseñado específicamente para satisfacer las demandas de cualquier empresa moderna. El resultado es una solución personalizable que se puede adaptar a las necesidades de diferentes tipos y tamaños de organizaciones de una amplia gama de sectores.

Una de las características más importantes de esta herramienta es que se integra con Microsoft 365, la suite de aplicaciones de productividad que, desde su lanzamiento en 2010, han adoptado masivamente organizaciones de todo el mundo y convertido prácticamente en un estándar. Según Microsoft, más de 155 millones de empresas usan Microsoft 365 cotidianamente. Microsoft 365, un servicio basado en suscripción es la continuación lógica de Microsoft 365 en la nube, y brinda a las empresas acceso a herramientas tan conocidas como Word, Excel u Outlook.

Dynamics 365 Business Central extiende su funcionalidad con la integración con Microsoft 365, proporcionando el sistema de gestión ideal para las empresas en constante evolución de hoy en día.

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Sacando el máximo partido de la nube

Con Business Central / Dynamics NAV y Microsoft 365 en la nube, se obtiene lo mejor de ambas soluciones. La combinación de ambos servicios Cloud ayuda a gestionar las empresas con menores costes y recursos, liberando tiempo para dedicarlo a los aspectos críticos del negocio.

Dado que tanto Microsoft 365 como Business Central son servicios en la nube, las aplicaciones e información que el usuario necesita están disponibles en cualquier sitio y momento, con el único requerimiento de una conexión online. En otras palabras, siempre tiene acceso a su Sistema de gestión vaya a donde vaya, sean sus funciones ERP, su calendario, email, informes de Inteligencia de negocio, etc. todo integrado en una única solución.

Software de negocio todo en uno

Anteriormente, cuando se trabajaba con un sistema ERP, los usuarios tenían que navegar por varias pestañas o ventanas para realizar una tarea, algo incómodo e ineficiente.

Dynamics 365 Business Central se integra directamente con Microsoft 365 para conectar las aplicaciones dentro del sistema de la empresa. Los usuarios ya no necesitan saltar de un programa a otro para completar una tarea. Se puede acceder a los archivos y programas desde un único punto, lo que significa que los procesos que implican a más de una aplicación se pueden realizar desde una ubicación centralizada.

En resumen, al integrarse con Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central elimina la necesidad de configuraciones complicadas y ayuda a optimizar una amplia gama de procesos. Estos son algunos ejemplos de esta interconectividad que pueden beneficiar a las empresas.

 

Excel

Debido a la tecnología cada vez más avanzada, las organizaciones tienen una cantidad creciente de datos, ya sean datos financieros, sobre el comportamiento del cliente, especificaciones de productos u otros tipos de datos. Cuando se acumulan grandes conjuntos de datos, las empresas corren el riesgo de que queden enterrados en sus sistemas. Recientes estudios muestran que un 61% de los datos nunca son analizados. Mediante el uso de un sistema ERP, las empresas pueden crear ubicaciones seguras para almacenar y recuperar datos.

Algunos sistemas ERP son engorrosos, hacen que los usuarios dupliquen elementos para poder usarlos en algunas aplicaciones. Pero gracias a la conectividad entre Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365, los usuarios pueden acceder con facilidad a los datos e importarlos en la aplicación que convenga según los necesiten.

Por ejemplo, con Microsoft Dynamics 365, la contabilidad se vuelve más simple. Los usuarios pueden conectarse directamente a Dynamics 365 Business Central e importar datos financieros desde Excel. Incluso pueden vincularlos entre ambos programas para actualizarlos en paneles y gráficos sin tener que ir adelante y atrás.

Además, las acciones como filtrar y modificar se pueden realizar muy fácilmente. De forma similar, los usuarios pueden actualizar directamente registros en Dynamics 365 Business Central a través de Excel. Todos estos factores combinados proporcionan a los usuarios una mayor facilidad de uso y facilitan una alta productividad.

 

Integración con Outlook

Otra característica muy útil de Dynamics 365 Business Central es que permite a los usuarios realizar acciones desde Outlook. Por ejemplo, si un asociado de ventas recibe un correo electrónico de un cliente que realiza un pedido, puede ir directamente a Dynamics 365 Business Central y acceder instantáneamente a todos los datos pertenecientes a ese cliente específico. El historial de compras, el contacto de ventas, los saldos pendientes y demás están disponibles de inmediato.

Además, en lugar de tener que comprobar el inventario o los precios en una aplicación independiente, el empleado de ventas puede introducir la cantidad o generar una oferta de ventas directamente desde Outlook. Esta capacidad reduce en gran medida el tiempo necesario para procesar un pedido y prepararlo para el envío.

 

Cortana

Con el auge de la Inteligencia Artificial, Microsoft está impulsando Cortana (su asistente guiado por I.A.) integrado en todos sus productos.

Este asistente monitoriza acciones e interacciones y genera en base a ellas fichas de acción. Estas fichas se muestran directamente en Dynamics 365 proponiendo acciones en base a la información recogida.

SharePoint

Seguramente una de las integraciones más utilizadas (si no la que más) con Dynamics 365 es SharePoint. Todas las empresas usan documentos para guardar sus datos, sean Word, Excel, PDF o de cualquier otro tipo, es algo necesario. Dynamics 365 ofrece la opción de guardar adjuntos en “notas” pero esto tiene muchos inconvenientes (tamaño BBDD, tamaño máximo de archivo soportado, datos desestructurados). SharePoint fue diseñado para guardar documentos, y tenerlo integrado con Dynamics 365 es la opción más clara para cualquiera que quiera almacenar documentos asociados a registros de D365.

SharePoint es un almacenamiento barato y proporciona funciones (como flujos de aprobación o versiones) que claramente lo convierten en la opción número uno para Gestión Documental.

 

OneDrive

Mientras que SharePoint es ideal para administrar documentos asociados a registros de Dynamics 365, OneDrive permite trabajar de forma privada. Cuando los documentos se insertan en SharePoint, cualquier persona de la organización con permiso concedido a la biblioteca de SharePoint puede obtener acceso. A veces puede estar trabajando en documentos inacabados y borradores de ventas... estos se pueden almacenar en OneDrive. Se sincronizarán automáticamente con los dispositivos de escritorio y móviles que ejecutan OneDrive, lo que le permite verlos y modificarlos sobre la marcha.

 

OneNote

Otro tipo de documento con el que todos estamos familiarizados es OneNote. Es una de las principales herramientas de productividad de Microsoft: permite almacenar montones de tipos de datos como texto, fotos, vídeos, grabaciones de voz... todo en un Bloc de Notas. Con su integración con Dynamics 365, puede tener una pestaña OneNote para cada registro individual que le permite adjuntar notas no estructuradas y compartirlas con cualquier persona que desee.

 

Power BI

Microsoft Power BI es una de las principales herramientas de análisis empresarial. Puede recopilar datos de diferentes fuentes y utilizarlos para generar visualizaciones enriquecidas e informes interactivos. La integración de Power BI - Dynamics 365 le ofrece la opción de incrustar fácilmente visualizaciones de Power BI en sus paneles personales de D365. O funciona al revés mediante el uso de Dynamics 365 como origen para generar informes y compartirlos con usuarios que no son De D365.

Grupos Microsoft 365

Como su nombre indica, los grupos de Microsoft 365 se dirigen principalmente al trabajo en grupo mediante la unión de correos electrónicos, conversaciones, archivos y documentos, todo en un área de trabajo común. Es la herramienta perfecta para que los equipos que colaboran en un proyecto mantengan todo en un solo lugar. Con la integración de Dynamics 365, los grupos de Microsoft 365 son accesibles en cualquier entidad del software (incluidas las personalizadas). Esto permite tener una ubicación consolidada para realizar un seguimiento de las actividades o archivos relacionados con la entidad actual.

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Autor:
Francisco Bedolla
Presales & Solution Architect MS Dynamics 365 BC