Novedades en Microsoft Teams: Nueva Integración con Asana

Sebastián Rodríguez18/06/2020

Entre los principales retos para el buen funcionamiento de los equipos remotos están la comunicación y la gestión del desempeño. Para los responsables de equipos, además, la asignación y control de cumplimiento de trabajos en curso es fundamental para controlar su productividad y lograr los objetivos fijados.

Una de las herramientas para trabajo en remoto que más se han extendido con la pandemia del COVID-19 ha sido Microsoft Teams, que cuenta hoy en día con más de 200 millones de usuarios diarios. Ahora, con la integración de Teams con el software online de gestión de Proyectos Asana, sus capacidades se amplían con funciones clave para planificar, gestionar y ejecutar las tareas de un proyecto, campaña o departamento.

¿Qué es Asana?

Asana está diseñado como herramienta multipropósito, con especial hincapié en la colaboración de equipos, lo que la hace idónea para ayudar a los equipos remotos a planificar proyectos, coordinar el trabajo y controlar la planificación y el cumplimiento de entregas, hitos y objetivos.

Asana, permite planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas en las que cada uno está trabajando. Con la integración de este componente dentro de Teams, se unifica la capacidad de las dos plataformas para obtener el mejor ecosistema de colaboración.

De este modo Asana aprovecha todas las funciones de colaboración y comunicación de Teams para:

  • Compartir los objetivos con el equipo. Según cómo trabaje tu equipo, podrías compartirlos en una reunión y hacer circular un documento o -con Asana- configurarlos y agregar seguidores a tus proyectos, de modo que todos comprendan los objetivos (y lo que no son objetivos) de tu iniciativa.
  • Configurar un proceso para supervisar e informar sobre los objetivos. No los definas y luego te olvides de ellos. Asegúrate de contar con un plan para revisar e informar sobre tus objetivos de forma regular. De este modo, podrás ver con facilidad si tus objetivos están riesgo y, de ser así, hacer los ajustes necesarios para alcanzarlos.

La integración con Asana permite:

  • Iniciar o actualizar tareas de Asana directamente desde una conversación de Teams, y ver los fragmentos relevantes de las conversaciones de Teams desde una tarea de Asana.
  • Recibir notificaciones automáticas sobre cambios importantes de tareas y proyectos directamente en Teams a través de la tecnología bot.
  • Ver el contexto y los detalles de las tareas de Asana desde Teams.
  • Buscar, consultar y compartir tareas, proyectos y carteras de Asana con nuestros compañeros de equipo directamente en Microsoft Teams.
  • Chatear directamente con el bot de Asana dentro de Teams para buscar información y hacer preguntas para reducir tiempos de búsqueda.
  • Revisar el status de las tareas, ofreciendo a los compañeros de equipo más contexto y visibilidad en las tareas de Asana a través de la interfaz de usuario de Teams.

De esta forma, la integración entre Asana y Microsoft Teams, permite a todos esos millones de usuarios que trabajan diariamente con Teams, poder trabajar al mismo tiempo y en la misma interfaz con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, también utilizada por miles de usuarios.

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Microsoft Teams como Plataforma Integral

Además de la reciente integración con Asana, la plataforma Teams puede integrarse con la mayoría de los servicios que utilizamos en nuestro día a día. No solamente dentro del ecosistema de Microsoft 365, como Power Automate o Power Apps, sino con otras muchas plataformas como Twitter, Bing, Evernote, ServiceNow, Jira, GitHub o Adobe Creative Cloud, entre otros.

La tienda de aplicaciones de Teams nos permite encontrar todo tipo de aplicaciones para trabajar desde la misma interfaz e incorporarlas dentro de nuestros canales y nos ofrece una experiencia totalmente personalizable. De esta forma, Microsoft apuesta por una plataforma integral que nos permite crear un centro de trabajo en equipo para toda la organización.

Tanto Asana como Teams reducen enormemente el volumen de emails, ya que el entorno de trabajo da toda la información sobre las tareas, status, responsables y objetivos.

¿Cómo empezar a usar Teams?

En COSMO CONSULT tenemos una amplia experiencia en implementación de la plataforma Microsoft Teams para todo tipo de empresas. Una experiencia de primera mano, ya que con Teams trabajamos en colaboración 1.200 empleados en 15 países. Si te estás planteando implementar Teams para la productividad y colaboración de tu equipo, contacta con nosotros y te asesoraremos.

Herramientas adicionales en Asana para Teams

Asana y Microsoft han desarrollado una suite de funciones para equipos distribuidos de trabajadores remotos, entre ellas la integración con Power BI que permite construir paneles personalizados en base a inputs de Asana, y añadir capas de inteligencia adicionales sobre datos de otras herramientas de negocio. La integración con Azure facilita la gestión de usuarios y el acceso unificado de los mismos.

  • Asana for Outlook: Convierte los emails de Microsoft Outlook en elementos para seguimiento y ejecución. 
  • Microsoft OneDrive: Puede adjuntarse archivos de Microsoft Word, Excel, Powerpoint, y Sharepoint a las tareas de Asana
  • Asana Power BI: Permite crear paneles personalizados y capas de perspectivas personalizadas desde otras herramientas de negocio para compartir lo que está ocurriendo con todo el equipo.
  • Power Automate: Permite automatizar procesos repetitivos entre las aplicaciones de Microsoft y Asana
  • Conector de Microsoft 365 con Asana: Cuando un miembro del equipo crea, completa o comenta una tarea en Microsoft 365, Microsoft Outlook notifica a los usuarios de Asana.
  • Azure AD: Una integración diseñada para gestión de accesos proporciona las cuentas de usuario y permite el acceso simplificado con Asana.

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Autor:
Sebastián Rodríguez
Microsoft 365 Specialist for Spain and LATAM | COSMO CONSULT